Semplificazione e Governance Documentale in Sanità
Basato su “Scrivere la Qualità in Sanità” di Simone Frabetti
Quale strumento documentale redigere?
Livello 1 · Distinzione di Scopo
Reality Check prima della sottomissione alla Direzione
Avanzamento
0/21
0%
Mancano 21 verifiche prima della sottomissione alla Direzione.
Elementi che rendono il documento riconoscibile e verificabile.
Mappatura Livello Aziendale e Unità Operativa
Cascata documentale: la Direzione recepisce la RM a livello Macro (Aziendale) con atti formali vincolanti; le Unità Operative (livello Micro) la traducono in Istruzioni Operative, protocolli d'équipe e moduli di registrazione.
18 raccomandazioni
Tabella proposta a titolo esemplificativo e metodologico: modello flessibile e adattabile da ogni Azienda Sanitaria e Unità Operativa.
Principio del Realismo Progressivo
Realismo Progressivo: i target non devono essere utopistici (0% o 100%), ma basati sulla baseline iniziale con un margine di miglioramento sostenibile del +10%.
Esempi rapidi
Target sostenibile
Baseline
60%
Target
70%
Proiezione a cicli successivi di miglioramento
Documentazione necessaria nell'Unità Operativa
Obiettivo di Governance
Definire responsabilità, ruoli e offerta assistenziale
Comprende i documenti direzionali volti a definire l'offerta assistenziale e le responsabilità interne. È il prerequisito strutturale per governare le emergenze e la formazione del personale.
Definizione dei ruoli apicali, medici, infermieristici e tecnici. Nomina dei referenti (Qualità, Rischio Clinico, Sicurezza).
Mappatura delle responsabilità apicali, mediche e infermieristiche
Elenco aggiornato delle prestazioni, orari di visita, modalità di prenotazione e accoglienza.
Elenco prestazioni, orari e modalità di accesso
Documentazione che attesti l'avvenuto addestramento del personale sulle attrezzature specifiche del reparto.
Tracciabilità dell'addestramento sulle tecnologie di reparto
Garantire l'uniformità delle cure e la tracciabilità clinica
Finalizzata a garantire l'uniformità e la sicurezza delle cure. In quest'area la tassonomia documentale si incrocia con la RM 3 (Corretta identificazione dei pazienti): non è sufficiente un unico documento, ma occorre una scomposizione gerarchica.
Istruzioni per la corretta compilazione della Cartella Clinica/Ambulatoriale (firma, data, leggibilità, divieto di correttori).
Tracciabilità formale (firma, data, divieto di correttori)
Modalità di somministrazione, raccolta e archiviazione del consenso.
Modalità di somministrazione e archiviazione del consenso
Protocollo per l'utilizzo del braccialetto identificativo o check-point pre-procedura per prevenire scambi di persona.
Utilizzo braccialetto identificativo e check-point pre-procedurali
Modulistica per le dimissioni protette e il passaggio di consegne (metodo SBAR o simili).
Passaggio di consegne strutturato e dimissioni protette
Prevenire l'errore terapeutico e ottimizzare le risorse
Orientata alla prevenzione dell'errore terapeutico. Questa macro-area assorbe la maggior parte degli sforzi normativi, rispondendo a direttive critiche come la RM 1, la RM 7, la RM 12 e la RM 14.
Regole per l'approvvigionamento, lo stoccaggio e la separazione dei farmaci (attenzione specifica ai farmaci LASA e stupefacenti).
Separazione e alert visivi per farmaci LASA e Stupefacenti
Stoccaggio separato e alert visivi negli armadi farmaci di reparto (RM 12).
Prevenzione degli scambi Look-Alike/Sound-Alike
Sistema di controllo periodico delle scadenze e rotazione dei prodotti.
Rotazione sistematica dei prodotti e controllo scadenze
Registri per il controllo quotidiano dei frigoriferi per farmaci e vaccini (catena del freddo).
Registrazione quotidiana temperature frigo (catena del freddo)
Registrazione dei lotti (es. protesi, dispositivi impiantabili) nella cartella del paziente.
Tracciabilità dei lotti impiantati
Regole di stoccaggio bombole (segregazione pieno/vuoto) e sicurezza d'uso.
Segregazione pieno/vuoto e sicurezza d'uso